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Mise en route

De l'installation au premier devis

Il n'y a rien à installer et rien à télécharger. Ce qu'il y a à faire, c'est reprendre vos clients et vos articles, poser cinq réglages qui ne se reposent jamais, et sortir un premier devis pour voir si le compte y est. Voici l'ordre, et ce que chaque étape coûte vraiment en temps.

Le chemin

Six étapes, dont une seule prend une soirée

La reprise du catalogue est la plus longue, et c'est la seule. Tout le reste se fait assis, une fois, et ne se refait jamais.

  1. On ouvre votre compte à la main

    Il n'y a pas d'inscription en ligne. Nous créons l'entreprise et son premier compte, puis vous recevez un lien d'invitation valable une semaine. Votre premier mot de passe n'est jamais tapé par quelqu'un d'autre que vous : douze caractères minimum, et aucune règle de composition, exiger une majuscule et un chiffre ne produit jamais qu'un mot de passe qui finit par « 1! ». Ensuite, vous vous connectez comme n'importe quel autre jour.

  2. Vous ajoutez le site à l'écran d'accueil

    Ouvrez l'adresse sur le téléphone, puis « Ajouter à l'écran d'accueil ». Rien à chercher dans un magasin d'applications, rien à mettre à jour à la main, aucun compte tiers à créer. L'icône se comporte ensuite comme une application : plein écran, et disponible même sans réseau.

  3. Vous reprenez vos clients et vos articles

    Par import CSV, en deux passes : on simule d'abord, on écrit ensuite. La correspondance des colonnes est devinée puis corrigeable à l'écran, parce que personne ne renomme ses colonnes Excel pour faire plaisir à un logiciel.

  4. Vous posez les réglages d'une fois

    Identité de l'entreprise, IBAN, mentions légales de TVA copiées du SPF Finances, taux d'intérêt de retard, seuil d'ouverture des dossiers d'impayé, enrôlement sur le réseau Peppol. Une demi-page d'écran, et on n'y revient plus.

  5. Vous imprimez des étiquettes pour le reste

    Tout ce qui n'a pas de code lisible (le bac de raccords, la caisse de tés, ce qui a perdu son emballage) reçoit une étiquette QR maison, à imprimer sur une planche au format Brother ou Dymo.

  6. Vous faites le premier chantier pour de vrai

    Un client, un chantier, une session de scan dans la camionnette, un devis généré depuis la fiche chantier. C'est là que vous saurez si l'outil tient dans votre journée. Pas avant.

Combien de temps, honnêtement

Les étapes 1, 2, 4 et 6 tiennent dans une heure au total. Ce qui prend du temps, c'est de sortir un fichier propre de votre ancien outil, et ça dépend de votre ancien outil, pas de nous.

Vous pouvez aussi commencer sans catalogue du tout : l'article se crée au moment du scan, en deux champs.

Pas de mot de passe transmis

Il n'existe aucune « connexion en tant que » : l'administrateur de l'installation ne voit ni vos clients, ni vos chantiers, ni vos factures, et un test automatique refuse la moindre entorse. Le cloisonnement en détail →

Reprise

Un import qui vous montre les dégâts avant de les faire

Un fichier de clients tiré d'un vieux logiciel contient toujours quatre lignes cassées : une TVA mal formée, une adresse vide, un doublon. Un import qui les avale en silence vous les fera découvrir six mois plus tard, sur une facture.

  • Première passe : on simule. Rien n'est écrit. L'écran annonce combien de lignes passent, combien échouent, et lesquelles.
  • Vous corrigez le fichier, ou la correspondance des colonnes, qui est devinée mais reste modifiable ligne à ligne.
  • Deuxième passe : on écrit. Ce que vous avez vu à la simulation est ce qui entre en base, ni plus ni moins.
  • Deux imports possibles : les clients d'un côté, les articles de l'autre. Rien n'oblige à faire les deux le même jour.
Ce que dit la simulation

« 796 valides, 4 erreurs, voici lesquelles. »

Écran d'import, Bipstock

Ce qu'il faut préparer

Un CSV avec ce que vous avez : désignation, référence, prix de vente, prix d'achat et code-barres s'ils sont connus. Une colonne manquante ne bloque pas l'import, elle bloque le calcul qui en dépend, et l'application le dit plutôt que d'inventer un chiffre.

Après l'import

Le catalogue finit de se construire tout seul

C'est habituellement le mur qui tue l'adoption d'un logiciel de stock : trois mille références à saisir avant de pouvoir s'en servir. Ici, la reprise n'a pas besoin d'être complète pour que l'outil serve.

Par les factures d'achat

Les grossistes qui sont sur le réseau envoient leurs factures en UBL structuré : référence, EAN, désignation, quantité, prix net. Le rapprochement se fait en deux passes, d'abord par EAN, c'est littéralement le code que la douchette lit sur le colis, puis par référence fournisseur.

Ce qui ne correspond à rien (les frais de port, les consignes) n'est pas créé dans votre dos : l'écran propose la création, avec le prix d'achat déjà rempli. Au bout de quelques livraisons, le catalogue ressemble à ce que vous posez réellement.

Par le scan lui-même

Un code inconnu ne bloque jamais : on est sur un chantier. L'écran demande une désignation et un prix, l'article existe, et le code lui est rattaché pour toutes les fois suivantes.

Un article peut porter plusieurs codes, chacun avec sa quantité : l'EAN d'une boîte de cent vis en sort cent, le QR maison collé sur le bac en sort une.

Les étiquettes QR, concrètement

La planche s'imprime depuis l'application au format des rouleaux Brother et Dymo courants. Chaque étiquette porte un identifiant opaque, jamais un numéro interne devinable, ainsi que la désignation et la référence en clair, pour l'œil humain qui cherche dans un bac. Les QR sont privilégiés aux codes linéaires : ils se lisent nettement mieux sur un tuyau ou dans une camionnette mal éclairée.

Une fois pour toutes

Cinq réglages qui ne se reposent jamais

Ils sont peu nombreux et ils sont tous justifiés par un document qui part chez un client ou chez un juge. Aucun ne se devine à votre place.

Identité et IBAN

Raison sociale, adresse, numéro de TVA, IBAN. Ce sont les mentions obligatoires du PDF, et l'IBAN sert aussi à la communication structurée générée sur chaque facture.

Mentions légales de TVA

Le texte du taux réduit rénovation et celui de l'autoliquidation, en français et en néerlandais, copiés du SPF Finances. Ils se saisissent : l'application ne les invente pas et ne les traduit pas.

Taux d'intérêt de retard

Celui de vos conditions générales, ou le taux légal du semestre. Tant qu'il est vide, l'écran d'un impayé affiche « intérêts non calculés », jamais 0,00 €.

Seuil des dossiers d'impayé

À partir de combien de jours de retard un dossier s'ouvre tout seul. Quinze jours par défaut. C'est le seul automatisme du module : rien ne part chez le client sans votre décision.

Enrôlement Peppol

Votre numéro d'entreprise devient votre adresse sur le réseau. Bipstock produit l'UBL et s'interface avec un point d'accès tiers : c'est lui qui vous inscrit à l'annuaire.

L'émission reste bloquée tant que la mention TVA est vide

Ce n'est pas un oubli de notre part, c'est le réglage le plus utile de la liste. Depuis le 1er juillet 2022 pour le taux réduit rénovation et le 1er janvier 2023 pour l'autoliquidation, la facture doit porter un texte précis. S'il manque, la facture est irrégulière : le client ne déduit pas sa TVA, et un redressement sur un chantier à 6 % se règle en reversant les quinze points d'écart, sur votre compte, pas sur le sien.

Nous préférons donc vous empêcher d'émettre pendant cinq minutes plutôt que de vous laisser émettre pendant trois ans. Le texte se copie depuis le site du SPF Finances, une fois, dans les deux langues que vous utilisez.

Le vrai test

Premier chantier, premier scan, premier devis

Prenez un chantier que vous faites de toute façon cette semaine. C'est le seul moyen de savoir si l'outil tient : sur un exemple inventé, tout marche toujours.

  1. Créez le client et le chantier

    Le régime de TVA se pose sur le chantier, pas sur le client : un même client peut avoir une maison de 1970 à 6 % et un commerce à 21 %. Sans année de première occupation, le moteur retient 21 % avec un drapeau « à vérifier », il ne devine aucun taux réduit.

  2. Ouvrez une session de scan

    Dans la camionnette, avant de descendre. Caméra du téléphone ou douchette Bluetooth. Les scans sont écrits sur l'appareil : la cave du client n'a pas de réseau, et ça n'a aucune importance.

  3. Clôturez, et scannez les retours

    Ce qui n'a pas été posé revient par un scan de retour. C'est l'étape qu'on saute et qui fait dériver l'inventaire en trois semaines.

  4. Générez le devis depuis la fiche chantier

    Les lignes sont déjà là, avec les désignations, les prix et le taux que le chantier impose. Vous relisez, vous ajoutez la main-d'œuvre, vous émettez. C'est à l'émission que le numéro est attribué, un brouillon n'en a pas.

Regardez la marge du premier devis

Si vos prix d'achat ne sont pas encore repris, elle dira « inconnu » sur les lignes concernées, et le document annoncera une marge plafond plutôt qu'une marge. C'est voulu : c'est ce chiffre qui décide d'une remise, et une marge de 100 % affichée par défaut ferait mal chiffrer le chantier suivant.

Ce que la rentabilité refuse d'affirmer →

Testez le hors-ligne le premier jour

Mettez le téléphone en mode avion et ouvrez l'application : elle doit s'ouvrir, et le scan doit fonctionner. Faites ce test tout de suite, pas le jour où vous en aurez besoin. Comment c'est construit →

FAQ Les questions qu'on nous pose Démonstration Voir Bipstock sur votre propre matériel Données Vos données restent les vôtres

Une demi-heure, sur vos propres articles

On reprend un de vos chantiers récents, on scanne, on sort le devis. Vous verrez tout de suite si ça tient dans votre journée, ou pas.

Demander une démo bipstock@gmail.com