Une ligne, un fait daté
Le journal ne se modifie pas et ne se supprime pas. Une erreur se corrige par une note qui rectifie, à sa date. C'est ce qui rend le dossier opposable devant un juge de paix, ou face à un client qui jure n'avoir rien reçu.
Impayés et relances
Se faire payer,
sans y laisser ses frais.
Une facture émise n'est pas une facture payée. Bipstock relance, ouvre un dossier, tient le journal de ce qui a été entrepris, et calcule ce que la loi belge vous permet de réclamer, au centime, et selon le bon régime.
- Trois niveaux de relance
- Barème légal belge intégré
- Journal immuable et opposable
- Rien ne part sans votre accord
Dossier d'impayé, écran « Ce que vous pouvez réclamer »
« Aucun taux d'intérêt n'est saisi. Il change tous les six mois et vos conditions générales peuvent en stipuler un autre : l'application ne l'invente pas. »
Intérêts : non calculés, jamais 0,00 €Un zéro laisserait croire que le calcul a été fait.
Avant le conflit
Trois relances, dans cet ordre, jamais deux fois la même
La plupart des retards ne sont pas des refus de payer : ce sont des oublis. Une promesse qu'on ne relance pas apprend au client qu'elle ne coûte rien. Bipstock livre trois modèles, que vous réécrivez à votre ton.
7 j
Rappel amiable
21 j
Relance
45 j
Mise en demeure
- Jamais deux fois le même niveau, jamais un niveau sauté. Une facture n'apparaît qu'une fois le délai du niveau suivant écoulé depuis son échéance.
- Les frais n'arrivent qu'au dernier niveau. Les réclamer dès le premier rappel, c'est se fâcher avec un client qui a simplement oublié.
- Un paiement partiel ne suspend rien, mais le montant réclamé suit le solde restant. Une facture soldée ne se relance jamais.
- Le texte parti est archivé sur la relance. Un modèle se corrige ; une mise en demeure doit rester relisible telle que le client l'a reçue.
- La détection est quotidienne, l'envoi reste à vous. L'application dit qui relancer aujourd'hui ; vous décidez qui part, parce que vous connaissez la personne au bout du fil.
Écran des relances, liste du jour
« Rien à relancer. Une facture n'apparaît ici qu'une fois le délai du niveau suivant écoulé depuis son échéance, et jamais deux fois au même niveau. »
Relances, BipstockUn seul canal automatisé
L'email part depuis l'application. Le courrier et le recommandé existent comme canaux, mais ils s'envoient à la main, et l'écran le dit, plutôt que de vous laisser croire qu'une lettre est partie.
Le dossier
Un dossier par facture, et un journal qu'on ne réécrit pas
Pas un dossier par client : deux factures du même client peuvent être l'une contestée et l'autre simplement oubliée. Elles ne se traitent pas pareil et ne se racontent pas pareil.
Tout ce qui se consigne
Appel, courrier, recommandé, visite, promesse, plan de paiement, paiement, contestation, huissier, avocat, citation, jugement, abandon, créance irrécouvrable. Chacun avec son canal et son résumé.
La facture ne bouge pas
Le dossier avance, la facture reste verrouillée telle qu'elle a été émise. Un impayé ne se règle jamais en modifiant le document qu'on réclame.
Le profil du débiteur est figé à l'ouverture
Un client qui passe en société l'an prochain ne transforme pas rétroactivement les frais d'une créance de cette année. Le régime retenu est celui qui s'appliquait quand la dette est née, et le dossier le garde écrit, comme le barème, qui est celui en vigueur à l'échéance de la facture et non celui d'aujourd'hui.
Fiche dossier, sous le total réclamable
« Le barème est celui en vigueur à l'échéance de la facture, pas celui d'aujourd'hui. »
Dossier d'impayé, BipstockLe barème
Deux régimes belges qui n'ont presque rien en commun
Réclamer à une entreprise et réclamer à un particulier ne se font pas du tout de la même manière. Bipstock choisit le régime selon le débiteur du dossier, et applique le barème sans qu'aucun montant soit tapé à la main.
| Sur un impayé | Client professionnel | Client consommateur |
|---|---|---|
| Texte applicable | Loi du 2 août 2002 sur les retards de paiement dans les transactions commerciales (art. 6, directive 2011/7/UE) | Livre XIX du Code de droit économique, loi du 4 mai 2023, pour les dettes échues depuis le 01/09/2023 |
| Rappel préalable | Aucun rappel exigé | Premier rappel gratuit et obligatoire |
| Délai d'attente | Aucun | 14 jours civils à compter de la réception présumée du rappel (3 jours ouvrables par courrier, 1 jour par voie électronique) |
| Indemnité forfaitaire | 40 €, dus de plein droit |
20 € jusqu'à 150 € 30 € + 10 % de la part au-delà de 150 € 65 € + 5 % de la part au-delà de 500 € |
| Intérêts de retard | Dus de plein droit, au taux applicable | Dus une fois le délai d'attente écoulé |
| Plafond des frais | Pas de plafond dans le barème | 2 000 € au total |
Se tromper de régime coûte tout, pas la différence
Réclamer 40 € à un particulier, ou lui faire payer un premier rappel, rend la clause abusive, donc réputée non écrite. La sanction n'est pas de rendre l'excédent : c'est de perdre la totalité des frais réclamés. On croyait récupérer 40 € et des intérêts, il ne reste que le principal.
C'est pour ça que le barème ne se saisit pas dans l'application : il est fixé par la loi, commun à toutes les entreprises, et il change par mise à jour datée. Un champ modifiable, ici, serait un piège.
Ce qui n'est jamais inventé
Trois calculs qu'on ne peut pas approcher « à peu près »
Un chiffre faux dans une mise en demeure ne se rattrape pas : c'est celui que le client montrera à son avocat.
Les jours ouvrables sont comptés
« Trois jours ouvrables suivant l'envoi » n'est pas trois jours calendrier. Samedis, dimanches et jours fériés légaux belges sont exclus, dont quatre qui dépendent de la date de Pâques, et le jour de départ n'est jamais compté. Avancer l'échéance d'un jour rend les frais réclamés trop tôt.
Le taux d'intérêt se saisit
Il change tous les six mois au Moniteur belge, et vos conditions générales peuvent en stipuler un autre. Tant qu'il est vide, l'écran affiche « intérêts non calculés » et non « 0,00 € » : un zéro laisserait croire que le calcul a été fait.
Les frais se figent au courrier
Indemnité, intérêts et taux sont arrêtés au jour de la mise en demeure, et c'est ce montant-là que le PDF réclame, avec le fondement légal des frais et votre IBAN.
Fiche dossier, frais arrêtés
« C'est ce montant-là que réclame la mise en demeure, un montant qui change entre le recommandé et la citation se retourne contre celui qui réclame. »
Dossier d'impayé, BipstockNégocier, et savoir ce que ça coûte
Un plan de paiement vaut mieux qu'un dossier chez l'huissier
Les plans d'apurement
« 1 200 € en quatre fois, le 5 de chaque mois. » Les échéances sont posées, la dernière ajustée au centime près pour que la somme tombe juste. Une échéance manquée redevient visible toute seule le lendemain : un plan qu'on oublie de surveiller n'est qu'un délai offert.
Le montant abandonné, écrit noir sur blanc
Ce que vous renoncez à récupérer est suivi comme tel. C'est le coût réel des impayés sur l'année, celui qui n'apparaît nulle part ailleurs et qui devrait peser dans vos conditions de paiement de l'an prochain.
Le seul automatisme du module
L'ouverture du dossier au-delà du seuil de retard, 15 jours par défaut, réglable. C'est tout. Rien ne part chez votre client sans que vous ayez cliqué : ni relance, ni mise en demeure, ni plan de paiement. Une lettre envoyée automatiquement à un client qu'on croise le lendemain sur un chantier coûte plus cher que la facture.