Panorama
Tout ce que Bipstock fait, en une page
Une seule chaîne tient l'application : chantier → scan → sortie de stock imputée → ligne de facture. Tout ce qui suit existe pour la servir, ou pour ce qui vient après l'envoi de la facture. Rien n'est là parce que ça faisait joli dans une liste de fonctions.
Le cœur
Scan et stock
Le geste dure trois secondes, debout, avec des gants. C'est la seule chose que l'application demande de faire sur le chantier, le reste se relit le soir, au calme.
- Deux modes de lecture. L'appareil photo du téléphone, ou une douchette Bluetooth en mode clavier, le plus rapide quand on refait tout l'inventaire de la camionnette.
- Plusieurs codes par article, chacun avec sa quantité. L'EAN d'une boîte de cent vis en sort cent, le QR maison collé sur le bac en sort une.
- Un code inconnu ne bloque jamais. On rattache le code à un article existant, ou on crée l'article en deux champs. On est sur un chantier, pas devant un écran de saisie.
- Journal de stock immuable. Un mouvement ne se modifie ni ne s'efface : une erreur se corrige par le mouvement inverse, et les deux lignes restent visibles. Le stock affiché est un cache recalculable, recontrôlé chaque nuit.
- Stock négatif assumé. Le technicien qui scanne une pièce que le logiciel croit absente a raison ; c'est le logiciel qui a tort. Rien ne l'empêche de continuer.
- Retours de chantier. Le matériel non posé revient en camionnette par un mouvement dédié. Sans lui, l'inventaire est faux en trois semaines.
- Étiquettes QR maison. Des planches à imprimer sur papier autocollant pour tout ce qui n'a pas de code lisible, avec la désignation et la référence en clair.
- Sans réseau. Les scans sont écrits sur le téléphone et remontent au retour du signal, avec l'heure réelle du scan et sans doublon.
Le pivot
Chantiers
Tout est rattaché au chantier : le matériel, les photos, les achats, les dépenses, les documents. C'est la seule fiche qu'on rouvre trois mois plus tard.
- Le matériel consommé, listé. Quantités nettes, retours déjà déduits, prix figés au moment de chaque sortie et non ceux du catalogue d'aujourd'hui.
- Un bouton qui écrit le devis. Les lignes du document sont remplies avec ce qui a été scanné : désignation, quantité, prix, taux de TVA. Vous relisez le brouillon, puis vous émettez.
- Le régime de TVA est porté par le chantier. Pas par le client : un même client peut avoir une maison de 1970 à 6 % et un commerce à 21 %.
- Des photos sans traces. Les images sont réencodées à l'arrivée : les données EXIF sautent, dont les coordonnées GPS du domicile du client. Elles sont stockées hors du dossier public et servies par un contrôleur qui vérifie l'entreprise.
- Un récapitulatif PDF. Le tableau du matériel, avec les prix ou sans, pour faire signer la réception au client.
- Les chantiers du jour. La question du matin dans une camionnette : où je vais, et sur quoi je scanne.
Vendre
Devis et factures
Devis, acompte, facture, note de crédit. Quatre documents, une seule règle : une fois émis, un document ne bouge plus.
- Numérotation continue, sans trou. Par type et par année, attribuée à l'émission seulement, un brouillon n'a pas de numéro, et protégée par un verrou pour que deux documents ne puissent pas porter le même.
- Rien ne se modifie après l'émission. Ni les lignes, ni les montants, ni les dates. Une erreur se corrige par une note de crédit, et aucune route de suppression de facture n'existe dans le code.
- Les coordonnées du client sont figées. Si le client déménage l'an prochain, la facture de cette année ne change pas d'adresse.
- Archivage fiscal dès l'émission. PDF et fichier UBL écrits sur disque, empreinte SHA-256 gardée en base, conservation dix ans. Le PDF envoyé par email est le fichier archivé, relu et vérifié par son empreinte, jamais un document régénéré.
- Acceptation du devis en ligne. Un lien à jeton envoyé au client ; la décision est datée, horodatée, signée d'un nom et d'une adresse IP, et non réversible.
- Une marge qui n'invente rien. Une ligne sans prix d'achat dit « inconnu », jamais « 100 % ». Un document dont seule une partie des lignes est chiffrée annonce une marge plafond, pas une marge. C'est ce chiffre qui décide d'une remise.
Le sujet qui coûte cher
TVA belge
Trois régimes cohabitent dans le métier : 6 % rénovation, cocontractant, 21 %. Le 6 % détermine combien, le cocontractant détermine qui paie. Les confondre se paie au redressement.
- Le taux est résolu à la date de prestation, jamais « aujourd'hui ». Une facture établie en janvier pour un chantier de décembre garde le taux de décembre.
- Les conditions du 6 % sont vérifiées : logement occupé pour la première fois depuis au moins dix ans, affecté principalement à l'habitation privée, travaux fournis et facturés par l'entrepreneur qui pose, à un consommateur final.
- Aucun 6 % n'est deviné. Sans année de première occupation renseignée, le moteur retient 21 % et lève un drapeau « à vérifier ». Tout écart décidé à la main est journalisé.
- Le cocontractant s'applique de plein droit, jamais en option, pour un travail immobilier réalisé pour un assujetti qui dépose des déclarations périodiques.
- Le taux réduit de rénovation ne dépend pas du métier, mais du bâtiment : logement de plus de dix ans, travail immobilier, facture au client final. C'est la règle qui sert le plus, dans tous les corps de métier.
- Les exceptions qui ont changé récemment sont dans le référentiel. Chaudières gaz et mazout à 21 % depuis le 1er juillet 2025 ; pompes à chaleur à 6 % même pour un logement de moins de dix ans, mesure en vigueur jusqu'au 31 décembre 2030.
- Les mentions légales se saisissent une fois, copiées du texte officiel du SPF Finances. L'application ne les invente pas, ne les traduit pas, et refuse d'émettre tant qu'elles manquent : sur une rénovation à 6 %, c'est l'entrepreneur qui reverse les quinze points d'écart.
Obligatoire depuis 2026
Facture électronique
Entre entreprises belges, un PDF ne suffit plus depuis le 1er janvier 2026 : la facture doit être un fichier structuré. Bipstock le produit et le fait partir.
- Le format attendu. UBL 2.1, profil Peppol BIS Billing 3.0, qui met en œuvre la norme européenne EN 16931.
- L'envoi ne vous fait jamais attendre. Émission, file d'attente, envoi par le worker, statut « envoyé », puis accusé de réception : « accepté » ou « rejeté », lisible à l'écran. Personne ne reste devant un sablier à cause du réseau.
- Le destinataire est vérifié avant l'envoi sur l'annuaire du réseau, à partir de son numéro d'entreprise ; le résultat est gardé trente jours.
- Le fichier envoyé est le fichier archivé. Le même, à l'octet près, pendant dix ans.
- Les factures d'achat arrivent structurées. Référence, EAN, désignation, quantité, prix net : le rapprochement se fait d'abord par EAN, littéralement le code que la douchette lit sur le colis, puis par référence fournisseur.
- Votre catalogue se construit tout seul, livraison après livraison. Ce qui ne correspond à rien (frais de port, consigne) n'est jamais créé dans votre dos : l'écran propose la création, prix d'achat déjà rempli.
- Bipstock produit l'UBL et s'interface avec un point d'accès tiers au réseau. Nous n'exploitons pas nous-mêmes ce point d'accès.
Se faire payer
Relances
Trois niveaux, dans l'ordre, avec le ton qui va avec. Le moteur repère et prépare ; c'est vous qui décidez d'envoyer, parce qu'une relance part chez quelqu'un que vous connaissez.
- Rappel amiable à 7 jours, relance à 21 jours, mise en demeure à 45 jours. Les textes sont livrés et modifiables, avec des variables, numéro, montant, jours de retard.
- Jamais deux fois le même niveau, jamais un niveau sauté. Une mise en demeure qui arrive avant tout rappel se retourne contre celui qui l'envoie.
- Les frais et intérêts n'apparaissent qu'au dernier niveau. Les réclamer dès le premier rappel, c'est se fâcher avec un client qui a simplement oublié.
- Un paiement partiel ne suspend rien, mais le montant réclamé suit le solde restant. Une facture soldée ne se relance jamais.
- Le texte parti est archivé sur la relance. Un modèle se corrige ; une mise en demeure doit rester relisible telle que le client l'a reçue.
- La détection est quotidienne, l'envoi reste un geste. Seul le canal email part depuis l'application ; le courrier et le SMS existent comme canaux, mais c'est à vous de les envoyer, et l'écran le dit.
Quand ça se durcit
Impayés
Un dossier par facture, pas par client : deux factures du même client peuvent être l'une contestée et l'autre simplement oubliée. Ce ne sont pas les mêmes gestes.
- Un journal immuable. Une ligne, un fait daté, jamais réécrit ; une erreur se rectifie par une note qui s'ajoute. C'est ce qui rend le dossier opposable, devant un juge de paix, ou face à un client qui jure n'avoir rien reçu.
- Des événements typés : appel, courrier, recommandé, visite, promesse, plan de paiement, paiement, contestation, huissier, avocat, citation, jugement, abandon, irrécouvrable.
- Le barème légal belge, en lecture seule. Client professionnel : 40 € d'indemnité forfaitaire et intérêts, dus de plein droit, sans rappel préalable. Client consommateur : premier rappel gratuit et obligatoire, quatorze jours d'attente, indemnité par tranches et plafond global de 2 000 €.
- Se tromper de régime coûte tout. Réclamer 40 € à un particulier rend la clause abusive, donc réputée non écrite : la sanction n'est pas de rendre l'excédent, c'est de perdre la totalité des frais réclamés.
- Les jours ouvrables sont réellement calculés : samedis, dimanches et jours fériés légaux belges exclus, dont quatre dépendent de la date de Pâques. Le jour de départ n'est jamais compté.
- Aucun taux d'intérêt n'est inventé. Il se saisit dans les paramètres ; tant qu'il est vide, l'écran affiche « intérêts non calculés » et non « 0,00 € ».
- Les frais se figent à la mise en demeure. Un montant qui change entre le recommandé et la citation se retourne contre celui qui réclame.
- Plans d'apurement, 1 200 € en quatre fois, le 5 de chaque mois, dernière échéance ajustée au centime près. Une échéance manquée redevient visible toute seule le lendemain.
- Un seul automatisme : l'ouverture du dossier au-delà du seuil de retard. Tout ce qui part chez le client reste décidé à la main.
L'autre côté du compte
Achats et dépenses
Le grossiste national est sur le réseau. La quincaillerie du coin, le loueur de nacelle, le sous-traitant plafonneur, la station-service et la déchetterie n'y sont pas, et n'y seront pas.
- Saisie manuelle des factures fournisseur que le réseau n'apporte pas, à côté de celles qui arrivent déjà structurées.
- Une facture d'achat entre en stock, ou s'impute directement au chantier. Les deux existent, parce que les deux arrivent.
- Suivi des règlements fournisseurs : ce qui part du compte cette semaine.
- Dépenses saisies TTC, parce que c'est ce qui est écrit sur le ticket ; le hors TVA en est déduit. Demander le contraire ferait faire une division de tête au bord d'une route.
- Photo du ticket, catégorie, chantier. Le geste tient en dix secondes, debout à la pompe. Le justificatif est réencodé comme les photos de chantier et servi par un contrôleur, jamais depuis un dossier public.
- Fiches fournisseurs : coordonnées, encours, délais de paiement.
- Ce n'est pas de la comptabilité, et ça ne le deviendra pas.
Le chiffre qui sert
Rentabilité
Résultat = ce qui a été facturé, moins le matériel, les achats, les dépenses et la main-d'œuvre. Par chantier, par client, par période.
- Seuls les documents émis comptent, factures et acomptes, notes de crédit déduites. Un brouillon n'est pas un produit.
- Le matériel est compté au prix d'achat figé au moment du mouvement, retours déduits. Pas au prix du catalogue d'aujourd'hui, qui n'a rien à voir avec ce que ce chantier a coûté.
- Pas de double comptage. Une facture fournisseur imputée au chantier n'est comptée que si elle n'est pas déjà entrée en stock, sinon la même pièce pèserait deux fois, et l'erreur se cacherait très bien derrière un total.
- La main-d'œuvre entre par les lignes de main-d'œuvre, de déplacement et de forfait, avec un coût horaire que vous fixez.
- Ce que l'écran refuse de dire. Sans coût connu, le résultat vaut mécaniquement 100 % du chiffre d'affaires. L'afficher serait une bonne nouvelle fausse, celle qui fait mal chiffrer le chantier suivant.
- Ce qui manque est écrit sous le chiffre : un prix d'achat absent, un coût horaire non renseigné, du matériel sorti et jamais facturé.
Faire confiance
Données et sécurité
Dix ans de documents fiscaux, avec des données personnelles dedans. C'est ce qui fixe le niveau d'exigence, pas une case à cocher.
- Export complet en JSON, à tout moment, y compris l'inventaire des documents archivés avec leur empreinte. La liste des tables exportées est déduite du schéma, pas écrite à la main : un export incomplet est pire qu'absent.
- La purge d'un client anonymise. Partent les coordonnées, les adresses d'intervention, le libellé des chantiers, souvent une adresse déguisée en titre, et les photos. Restent les documents émis et les mouvements de stock : une facture est la preuve d'une opération TVA, et un service qui prétendrait tout effacer ferait mentir l'artisan à son client.
- Le cloisonnement entre entreprises est vérifié mécaniquement. Une suite de tests fait tourner deux entreprises sur la même base et échoue à la moindre fuite.
- Mots de passe hachés en ARGON2ID, douze caractères minimum et aucune règle de composition : exiger une majuscule et un chiffre produit Bonjour1!.
- Jetons anti-CSRF sur toutes les écritures, limitation des tentatives de connexion, HTTPS obligatoire, requêtes préparées uniquement.
- Sauvegardes chiffrées en AES-256 avant de quitter la machine, base et documents archivés, destination externe obligatoire, trente jours de rétention, et une commande qui relit la dernière archive, seule façon de distinguer une sauvegarde complète d'un fichier tronqué.
- Hébergement sur un serveur européen. Le critère numéro un du choix, avant le prix.
- Pas de « connexion en tant que ». L'administrateur de l'installation ne voit ni vos clients, ni vos chantiers, ni vos factures, et un test le garde.
Commencer
Mise en route
Le vrai obstacle d'un logiciel de stock, ce n'est pas son prix : c'est le catalogue à créer avant de pouvoir s'en servir. Bipstock le construit avec vous, puis tout seul.
- Import CSV en deux passes. D'abord une simulation (« 796 lignes valides, 4 erreurs, voici lesquelles »), et l'écriture seulement ensuite.
- La correspondance des colonnes est devinée, puis modifiable. Personne ne renomme ses colonnes Excel pour faire plaisir à un logiciel.
- Le catalogue se complète ensuite tout seul, par les factures d'achat reçues structurées et par la création rapide au moment du scan.
- Des étiquettes QR à imprimer pour tout ce qui n'a pas de code lisible.
- Des réglages qu'on fait une fois : identité de l'entreprise, mentions TVA officielles copiées du SPF Finances, IBAN, taux d'intérêt de retard, seuil d'ouverture des dossiers d'impayé, enrôlement sur le réseau.
- Rien à installer sur le téléphone. Le site s'ajoute à l'écran d'accueil et fonctionne ensuite hors réseau.
- Les comptes s'ouvrent à la main. Vous recevez un lien d'invitation et choisissez votre mot de passe : personne d'autre ne le tape à votre place.
Franchise
Ce qui n'est pas dans la boîte
Une liste de fonctions ne vaut que par ce qu'elle avoue ne pas contenir. Le découvrir après trois mois d'utilisation coûte plus cher que de le lire ici.
- Pas de comptabilité. Ni plan comptable, ni journal, ni bilan. Votre comptable garde son métier.
- Pas de déclaration TVA. L'application calcule et imprime la TVA de vos documents ; elle ne la déclare pas à votre place.
- Pas de planning ni de pointeuse. Ni gestion des heures du personnel.
- Pas de rapprochement bancaire ni d'import de relevés de compte.
- Rien sur les stores. C'est un site web qui s'ajoute à l'écran d'accueil du téléphone et fonctionne hors réseau.
- Une seule interface, en français. Seuls les documents qui partent chez votre client existent aussi en néerlandais.
- Pas de SMS ni de courrier envoyés tout seuls. Seul l'email part depuis l'application ; le reste, vous l'envoyez, et l'écran vous le rappelle.