Achats et dépenses
Un chantier ne coûte pas que du matériel sorti de la camionnette. Il coûte aussi la nacelle louée deux jours, les raccords achetés en urgence à la quincaillerie du coin, le plein de la camionnette et le passage à la déchetterie. Tant que ces montants ne sont nulle part, aucun calcul de rentabilité ne veut rien dire.
Le trou du réseau
Le grossiste national envoie ses factures d'achat en UBL structuré, et Bipstock les lit tout seul. Mais toute une partie de vos fournisseurs n'est pas sur le réseau et n'y sera pas.
Attendre que ces cinq-là passent au format électronique, c'est ne jamais connaître le coût d'un chantier. Leurs factures se saisissent donc à la main, en quelques champs : fournisseur, date, montants, imputation. Ce n'est pas un pis-aller, c'est la moitié de vos achats.
Les factures reçues sur le réseau arrivent avec leurs lignes : référence, EAN, désignation, quantité, prix net. Bipstock les rapproche de votre catalogue par le code-barres, puis par la référence fournisseur.
Ce qui ne correspond à rien (frais de port, consignes) n'est jamais créé tout seul : l'écran vous propose la création, prix d'achat déjà rempli.
Deux destinations
C'est le seul vrai choix à faire en saisissant une facture d'achat, et il décide de tout le reste : de l'inventaire, du coût du chantier, et du risque de compter la même chose deux fois.
La livraison rejoint la camionnette ou le dépôt. Les quantités montent, chaque entrée gardant le prix payé sur cette facture-là, et le matériel attend d'être scanné sur un chantier. Le coût sera imputé au chantier au moment de la sortie, au prix figé ce jour-là.
Le cas courant du matériel de sérieLa pièce commandée pour un client précis (un châssis sur mesure, une porte de garage, un appareil livré chez lui) ne passe jamais par votre stock : elle n'a rien à y faire. Son coût est porté directement au chantier, et parce qu'elle n'est pas entrée en stock, elle ne sera pas comptée une seconde fois.
Le sur-mesure et le sous-traitantC'est la règle qui tient tout le calcul de rentabilité : seules les factures d'achat non intégrées au stock sont comptées comme achats directs. Une erreur ici ne fait planter aucun écran, elle rend simplement tous vos chantiers moins rentables qu'ils ne sont.
Trésorerie
Une facture d'achat saisie n'est pas une facture payée. Le suivi des règlements fournisseurs vous dit ce qui reste dû, à qui, et pour quand.
Vu depuis le même écran que les impayés, cela donne la seule chose qui compte à la fin du mois : ce qui doit rentrer, et ce qui doit sortir.
Coordonnées, numéro d'entreprise, délai de paiement convenu, encours en cours. Rien de plus : une fiche fournisseur qu'on doit remplir pendant dix minutes ne se remplit jamais.
C'est aussi elle qui rattache une facture reçue au bon interlocuteur quand elle arrive par le réseau.
Les tickets
Un ticket de caisse survit rarement à une semaine de chantier. Il se saisit donc là où il est reçu : une catégorie, un montant, une photo, un chantier.
Parce que c'est le seul chiffre imprimé sur un ticket. Le hors TVA en est déduit. Demander le contraire ferait faire une division de tête au bord d'une route, et la dépense ne serait pas saisie.
L'appareil photo arrière s'ouvre directement. C'est elle qui fait qu'un ticket est saisi plutôt que perdu dans la camionnette. Si l'enregistrement de la photo échoue, l'écran le dit : le taire ferait renvoyer quelqu'un chercher un justificatif qui n'existe pas.
Une dépense imputée pèse sur la rentabilité du bon chantier. Sans chantier, elle reste comptée dans les frais de la période, à part, une assurance ou un abonnement n'appartient à aucun chantier.
« Recopiez le montant payé, celui du ticket. Le hors TVA en est déduit. »
Dépenses, BipstockLa photo est réencodée puis rangée hors du dossier public, et servie par un contrôleur qui vérifie l'entreprise. Le réencodage supprime les données EXIF au passage, un ticket photographié devant chez un client porte sinon les coordonnées GPS de son domicile.
Franchise
Pas de plan comptable, pas de journaux, pas de déclaration TVA, pas de bilan, pas de rapprochement bancaire, pas d'import de relevés. Ces écrans servent à savoir ce qu'un chantier a coûté et ce qui doit sortir du compte, pas à tenir vos livres.
Votre comptable garde son métier, et vous lui remettez ce que vous lui remettez déjà. Ce que Bipstock lui donne en plus, c'est un export complet de vos données, à tout moment, sans rien demander à personne.
On reprend un de vos chantiers récents, on scanne, on sort le devis. Vous verrez tout de suite si ça tient dans votre journée, ou pas.