Questions fréquentes
Les questions qu'on nous pose
Celles qui reviennent en démonstration, avec les réponses qu'on donne de vive voix, y compris quand la réponse est « non », « pas encore » ou « ce n'est pas notre métier ». Si la vôtre n'y est pas, elle a sa place dans un message.
Sur le chantier
Ce qui se passe quand vous avez les mains prises
Je ne suis pas chauffagiste. Est-ce que ça marche pour mon métier ?
Oui. Électricien, plombier, menuisier, couvreur, carreleur, plafonneur, peintre, maçon, frigoriste, vitrier, installateur solaire, entreprise générale : la chaîne que l'application connaît (chantier → scan → sortie de stock imputée → ligne de facture) ne dépend pas de ce que vous posez. Elle suppose seulement que du matériel sorte d'une camionnette pour finir chez un client.
Le catalogue d'articles est le vôtre : il s'importe depuis un fichier de votre grossiste, avec vos désignations, vos unités et vos codes-barres. Rien n'est pré-rempli avec le matériel d'un autre métier.
Ce qui est précis dans Bipstock est belge, pas sectoriel : le taux réduit de rénovation, le cocontractant entre professionnels, les mentions légales, le barème des frais de recouvrement. Ces règles portent sur les travaux immobiliers en général, et valent donc pour tous les corps de métier.
La seule réserve est franche : les taux de TVA vivent dans un référentiel daté, et les cas particuliers qui y figurent viennent des mesures récentes les plus discutées. S'il manque une règle propre à votre métier, dites-le, elle s'ajoute par une migration datée, pas par un réglage caché dans le code.
Que se passe-t-il si je n'ai pas de réseau dans une cave ?
Rien de particulier : vous scannez normalement. Les scans sont écrits sur le téléphone, avec l'heure réelle du scan, et repartent tout seuls au retour du signal. L'application s'ouvre même si le téléphone a redémarré entre-temps et qu'il n'a toujours pas de couverture, c'est le seul cas qui compte vraiment, et il est testé dans un navigateur à chaque modification.
Faut-il acheter une douchette ?
Non. L'appareil photo du téléphone lit les codes, et c'est ce que font la plupart des gens sur chantier. Une douchette Bluetooth en mode clavier reste plus rapide pour un inventaire complet ou un déchargement de camion : si vous en avez déjà une, elle fonctionne sans rien configurer.
Que se passe-t-il si le code n'est pas connu ?
L'écran ne bloque jamais sur un code inconnu : on est sur un chantier, pas devant un bureau. Il vous demande une désignation et un prix, l'article est créé, et le code lui reste rattaché pour toutes les fois suivantes. Vous compléterez la fiche le soir, ou jamais.
Puis-je créer un client sans réseau ?
Oui : client, chantier et session de scan se créent hors couverture. Aucun de ces objets n'a encore de numéro dans la base au moment où il en référence un autre, et c'est exactement ce que la file de sortie sert à gérer. Au retour du signal, tout remonte dans l'ordre des dépendances (le client, puis son chantier, puis la session, puis les scans), sans doublon.
Le stock peut-il devenir négatif ?
Oui, volontairement. Le technicien qui scanne une pièce que le logiciel croit absente a raison ; c'est le logiciel qui a tort. Refuser le scan apprendrait à l'utilisateur à contourner l'outil, et on perdrait la trace de la pièce en plus du compte. Le négatif se voit à l'écran et se corrige par un inventaire, quand vous avez le temps, par un mouvement inverse, jamais par une suppression : le journal de stock ne se réécrit pas.
Facturation et TVA
Ce qui part chez le client, et ce qui reste opposable
Comment le taux de TVA est-il choisi ?
Le régime est porté par le chantier, pas par le client : un même client peut avoir une maison de 1970 à 6 % et un commerce à 21 %. Le taux est résolu à la date de prestation, jamais « aujourd'hui », et il est lu dans un référentiel daté que l'application ne modifie pas. Sans année de première occupation renseignée, le moteur retient 21 % avec un drapeau « à vérifier » : aucun taux réduit n'est deviné à votre place. Le cocontractant, lui, ne se coche pas : il s'applique de plein droit pour un travail immobilier réalisé pour un assujetti qui dépose des déclarations périodiques. Le 6 % détermine combien, le cocontractant détermine qui paie.
Que se passe-t-il si je me trompe de facture ?
Vous émettez une note de crédit, et vous refacturez. Une facture émise ne se modifie plus : ni ses lignes, ni ses montants, ni ses dates, ni les coordonnées du client, figées à l'émission, pour que la facture de cette année ne change pas d'adresse si le client déménage l'an prochain. Il n'existe aucune route de suppression de facture dans le code, et ce n'est pas un oubli.
Combien de temps mes documents sont-ils conservés ?
Dix ans, comme la loi l'exige. Le PDF et le fichier UBL sont écrits sur disque au moment de l'émission, avec leur empreinte SHA-256 en base, et ne sont jamais régénérés ensuite. Le PDF que reçoit votre client est exactement le fichier archivé, relu et vérifié par son empreinte avant l'envoi.
Suis-je en règle avec la facturation électronique ?
Depuis le 1er janvier 2026, une facture entre entreprises belges doit être structurée : un PDF ne suffit plus. Bipstock produit des factures en UBL 2.1 au profil Peppol BIS Billing 3.0, le format qu'impose ce cadre, et s'interface avec un point d'accès certifié tiers pour les acheminer. Nous produisons le fichier et l'envoi ; votre situation fiscale, elle, se juge avec votre comptable.
Et si mon client n'est pas sur le réseau ?
La facture part par email, ou sur papier si c'est ce que le client attend : le canal se règle par client. Avant chaque envoi, le destinataire est cherché dans l'annuaire du réseau, et le résultat est gardé trente jours pour ne pas interroger l'annuaire à chaque facture. Un particulier ne sera jamais sur Peppol, et c'est normal.
Les mentions légales de TVA se saisissent
Nous ne les fournissons pas et nous ne les traduisons pas : le texte officiel se copie une fois depuis le site du SPF Finances, dans les langues que vous utilisez. Tant qu'il est vide, l'application refuse d'émettre la facture concernée. C'est voulu : sur un chantier à 6 %, une mention manquante fait porter le redressement à l'entrepreneur, qui reverse les quinze points d'écart.
Se faire payer
Relances, frais, et ce qu'on n'a pas le droit de réclamer
Les relances partent-elles toutes seules ?
Non. La détection est quotidienne et automatique, l'application vous dit chaque matin ce qui est à relancer, mais l'envoi reste décidé à la main, message par message. Une relance part chez quelqu'un que vous connaissez, parfois chez quelqu'un que vous croisez au magasin. Trois niveaux sont livrés : rappel amiable à 7 jours, relance à 21 jours, mise en demeure à 45 jours, textes modifiables.
La mise en demeure part-elle automatiquement ?
Jamais. Le seul automatisme du module est l'ouverture du dossier au-delà du seuil de retard que vous réglez, quinze jours par défaut. Tout ce qui sort chez le client (courrier, recommandé, mise en demeure) reste un geste que vous posez. Le texte réellement envoyé est archivé sur la relance : un modèle se corrige, une mise en demeure doit rester relisible telle que le client l'a reçue.
Puis-je réclamer 40 € à un particulier ?
Non. Les 40 € forfaitaires de plein droit ne valent qu'entre entreprises. Pour un consommateur, le Livre XIX du Code de droit économique impose un premier rappel gratuit, un délai d'attente de quatorze jours civils, puis une indemnité par tranches. Réclamer les 40 € rend la clause abusive, donc réputée non écrite : la sanction n'est pas de rendre l'excédent, c'est de perdre la totalité des frais.
Les intérêts de retard sont-ils calculés automatiquement ?
Seulement si vous avez saisi un taux. Tant que le champ est vide, l'écran affiche « intérêts non calculés » et non « 0,00 € » : un zéro se recopie sur un courrier, une phrase qui dit qu'on ne sait pas ne se recopie pas. Le taux légal commercial change chaque semestre au Moniteur belge, et vos conditions générales peuvent en stipuler un autre, ce n'est pas à un logiciel de trancher ça pour vous.
Que se passe-t-il si le client paie une partie ?
Le suivi continue, mais le montant réclamé suit le solde restant : rien n'est suspendu, et rien n'est réclamé deux fois. Une facture soldée ne se relance jamais. Les frais et les intérêts n'apparaissent qu'au dernier niveau, les réclamer dès le premier rappel, c'est se fâcher avec un client qui a simplement oublié.
Le barème est un référentiel, pas un réglage
Le barème belge des frais de recouvrement est fixé par la loi : indemnité forfaitaire de 40 € et intérêts de plein droit entre entreprises (loi du 2 août 2002) ; pour un consommateur, 20 € jusqu'à 150 €, puis 30 € plus 10 % de la part au-delà de 150 €, puis 65 € plus 5 % de la part au-delà de 500 €, avec un plafond global de 2 000 €.
L'application le lit, ne le modifie pas, et un changement légal passe par une mise à jour datée. Le profil du débiteur est figé à l'ouverture du dossier : un client qui passe en société l'an prochain ne transforme pas rétroactivement les frais d'une créance de cette année.
Données, compte et prix
Ce qui vous appartient, et comment on se quitte
Puis-je récupérer mes données ?
Oui, quand vous voulez, sans le demander à personne : un export JSON complet de tout ce qui appartient à votre entreprise, y compris l'inventaire des documents archivés avec leur empreinte. La liste des tables exportées est déduite du schéma plutôt qu'écrite à la main, un export incomplet serait pire qu'un export absent, parce qu'on ne s'aperçoit du manque qu'après le départ.
Que devient un client qui demande l'effacement ?
Il est anonymisé, pas supprimé. Partent les coordonnées, les adresses d'intervention, le libellé des chantiers, souvent une adresse déguisée en titre, et les photos. Restent les documents émis et les mouvements de stock : l'article 17 du RGPD cède devant une obligation légale de conservation, et une facture émise est la preuve d'une opération TVA. Un service qui prétendrait tout effacer ferait mentir l'artisan à son client.
Une autre entreprise peut-elle voir mes chantiers ?
Non, et ce n'est pas qu'une intention : toute requête sur une donnée métier filtre sur l'entreprise, un test refuse le code qui l'oublie, et une suite d'essais fait tourner deux entreprises sur la même base pour vérifier lecture, écriture, suppression, numérotation et archives. L'administrateur de l'installation, lui, ne voit aucune donnée métier, un test le garde aussi.
Y a-t-il une application à installer ?
Non. C'est un site web qu'on ajoute à l'écran d'accueil du téléphone : rien à télécharger, rien à mettre à jour, aucun compte de magasin d'applications. Une fois ajouté, il s'ouvre en plein écran et fonctionne sans réseau, c'est précisément ce que le mode hors ligne sert à garantir.
L'application est-elle en néerlandais ?
L'interface est en français, uniquement. Ce sont les documents qui partent chez votre client (devis, factures, notes de crédit, courriers de relance) qui existent en français et en néerlandais. Les mentions légales de TVA néerlandaises ne sont jamais traduites par la machine : elles se saisissent, copiées du texte officiel.
Où sont hébergées mes données ?
Sur un serveur situé dans l'Union européenne. C'est le premier critère du choix d'hébergeur : dix ans de documents fiscaux contenant des données personnelles, ce n'est pas un dossier qu'on veut avoir à justifier hors de l'Europe. Les sauvegardes couvrent la base et les documents archivés, sont chiffrées avant de quitter la machine, et une commande relit la dernière archive pour distinguer une sauvegarde complète d'un fichier tronqué.
Puis-je créer mon compte en ligne ?
Non, les comptes sont ouverts à la main. Vous recevez un lien d'invitation valable une semaine et vous choisissez votre mot de passe : douze caractères minimum, aucune règle de composition, parce qu'exiger une majuscule et un chiffre ne produit jamais qu'un mot de passe qui finit par « 1! ». Personne d'autre que vous ne le connaît.
Combien ça coûte ?
Il n'y a pas de grille publiée aujourd'hui : le prix se discute de vive voix avec les premiers utilisateurs, sans engagement de durée et sans piège à la sortie puisque vos données s'exportent quand vous voulez. La page tarifs explique pourquoi, et ce que ça implique de nous rejoindre maintenant.
Est-ce que ça remplace mon comptable ?
Non, et ça ne le remplacera pas. Pas de plan comptable, pas de journal, pas de déclaration TVA, pas de rapprochement bancaire. Bipstock suit le matériel, les documents et les paiements ; votre comptable garde son métier, et vous lui donnez de meilleures pièces.