UBL 2.1, profil Peppol BIS Billing 3.0
C'est le format qu'attend le réseau. Le fichier est produit par l'application au moment de l'émission, à partir des lignes du document, pas reconstitué plus tard depuis un PDF.
UBL, Peppol, EN 16931
La facture électronique, sans changer de métier
Vous continuez à faire ce que vous faisiez : le chantier, le devis, la facture. Ce qui change est en dessous, le fichier qui part n'est plus une image de facture, c'est une facture que la machine d'en face sait lire. Vous, vous cliquez sur « Émettre ».
Depuis le 01/01/2026, en Belgique
La facturation électronique structurée est obligatoire entre assujettis belges pour les opérations domestiques. Le format attendu est celui du réseau Peppol.
Concrètement : un PDF ne suffit plus. Un PDF envoyé par email, même parfaitement lisible, même signé, n'est pas une facture électronique au sens de la loi. Ce qui compte, c'est le fichier structuré qui l'accompagne.
Rien ne change pour un particulier : votre client résidentiel continue de recevoir son PDF par email ou sur papier.
Le format
Ce que Bipstock produit exactement
Pas « un export compatible », pas « un fichier XML ». Le format nommé par la réglementation, avec le profil et la norme qui vont avec.
Norme EN 16931
La norme européenne de facturation électronique : les deux parties, les identifiants, le détail des lignes, le récapitulatif de TVA par taux, l'échéance et la référence de paiement.
La note de crédit est un document à part
Une facture porte le code 380 ; une note de crédit n'est pas une facture au montant négatif, c'est un autre document, avec son propre type. Le confondre fait rejeter l'envoi.
Écrit une fois, gardé dix ans
Le fichier UBL est écrit sur disque à l'émission, au même titre que le PDF, avec son empreinte SHA-256 en base. Il n'est jamais régénéré. La conservation est celle des documents fiscaux belges : dix ans.
Le sens sortant
Ce qui se passe entre « Émettre » et « Accepté »
Six étapes, dont une seule vous concerne. Les cinq autres se déroulent pendant que vous êtes reparti sur un chantier.
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Vous émettez
Le document reçoit son numéro, se verrouille, et son PDF comme son UBL sont écrits sur disque. C'est fini pour vous.
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L'envoi entre dans la file
L'application ne compose pas de connexion réseau pendant que vous regardez l'écran. Elle inscrit une tâche à faire, et rend la main tout de suite.
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Le worker envoie
Un traitement de fond prend la tâche et transmet le fichier. En cas d'échec, il réessaie plus tard, de moins en moins souvent, sans jamais envoyer deux fois la même facture.
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Statut « envoyé »
La facture est partie. Elle porte sa date d'envoi et son identifiant de message, visibles sur sa fiche.
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L'accusé de réception revient
Le réseau ne se contente pas d'avaler le fichier : il répond. La réponse arrive par un canal signé, et sans secret configuré rien n'est accepté, une confirmation qu'on n'a pas vérifiée ne confirme rien.
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Accepté, ou rejeté avec son motif
« Rejeté » est une information utile : le numéro d'entreprise est faux, une mention manque, le destinataire n'est pas là. Vous le voyez sur la fiche, pas trois semaines plus tard au téléphone.
Vous n'attendez jamais le réseau
C'est une règle du produit, pas une optimisation : rien de ce que vous faites à l'écran ne dépend d'un serveur distant qui répond ou non. Une facture s'émet aussi bien depuis une cave qu'assis au bureau.
L'email suit le même chemin : mis en file, envoyé par le worker. Un serveur de messagerie lent ne bloque pas votre journée.
Le fichier envoyé est le fichier archivé
Ce n'est pas une copie régénérée au moment de l'envoi : c'est l'exemplaire écrit à l'émission, relu depuis le disque et vérifié par son empreinte. Ce que votre client a reçu et ce que vous gardez sont le même octet pour octet.
Le PDF envoyé par email obéit à la même règle. C'est ce qui rend une discussion possible cinq ans plus tard.
Avant d'envoyer
On vérifie que le destinataire existe sur le réseau
Envoyer une facture structurée à quelqu'un qui n'est pas enrôlé, c'est une facture qui n'arrive nulle part, et un client qui, en toute bonne foi, ne l'a jamais reçue.
Une recherche dans l'annuaire
Avant l'envoi, l'application interroge l'annuaire du réseau pour savoir si le destinataire y est déclaré et ce qu'il sait recevoir. En Belgique, l'identifiant utilisé est le numéro d'entreprise.
Le résultat est gardé trente jours : un grossiste ne quitte pas le réseau du jour au lendemain, et interroger l'annuaire à chaque facture ne servirait qu'à ralentir l'envoi.
La clé de contrôle des numéros d'entreprise belges est vérifiée à la saisie, en avertissement, jamais en blocage. Un numéro étranger, une ASBL, un particulier sans numéro : ce sont des cas normaux, pas des erreurs.
Trois canaux, réglés par client
Chaque client porte son canal d'envoi, une fois pour toutes :
- Peppol, pour les entreprises, c'est désormais la voie normale.
- Email, le PDF archivé part depuis la file, accompagné du montant, de l'échéance et de votre IBAN.
- Papier, parce que certains clients paient encore un virement recopié d'une feuille posée sur la table de la cuisine.
Le document, lui, est le même dans les trois cas : même numéro, même contenu, même archive.
Le sens entrant
Le vrai cadeau de la facture électronique est dans l'autre sens
Tout le monde vous parle des factures que vous devez envoyer. Presque personne ne vous parle de celles que vous recevez, et c'est là que la contrainte se met à travailler pour vous.
Le grossiste envoie du structuré
Sa facture n'arrive plus comme une feuille à retaper : chaque ligne porte sa référence, son code EAN, sa désignation, sa quantité et son prix net. Ces données existent déjà, jusqu'ici, personne ne les utilisait.
Rapprochement en deux passes
D'abord par EAN, littéralement le code que votre douchette lit sur le colis. Ce qui reste est cherché par référence fournisseur. Le reste attend votre décision.
Rien n'est créé dans votre dos
Les frais de port, les consignes de palette, un forfait de coupe ne sont pas des articles. Ils ne deviendront jamais des lignes de catalogue tout seuls : l'écran vous propose la création, avec le prix d'achat déjà rempli, et vous dites oui ou non.
Votre catalogue se construit tout seul, livraison après livraison
C'est l'argument qu'on met en dernier et qui devrait être en premier. Le plus gros frein à l'adoption d'un logiciel de stock n'a jamais été le scan : c'est le catalogue. Personne n'a envie de passer trois soirées à taper des références, des désignations et des prix d'achat pour que le logiciel commence enfin à servir à quelque chose. Et un catalogue à moitié saisi ne sert à rien du tout.
Avec les factures d'achat reçues en UBL, ce travail se fait sans que vous y touchiez. Chaque livraison apporte ses articles, ses codes EAN et ses prix d'achat réels du jour, ceux qui servent ensuite à calculer une marge honnête sur un devis. Trois mois de commandes chez votre grossiste habituel, et le catalogue ressemble à ce que vous posez vraiment, pas à ce que vous aviez le courage de taper un dimanche soir.
Ce qui n'arrive pas par le réseau (la quincaillerie du coin, le loueur de nacelle) se saisit à la main, et ce qui n'a pas de code lisible reçoit une étiquette QR maison. Mais le gros du volume, lui, entre tout seul.
Facture d'achat reçue
« 14 lignes : 11 rapprochées par EAN, 2 par référence fournisseur, 1 sans correspondance (frais de livraison). »
Écran des achats, BipstockEntrée en stock ou imputation directe
Une facture d'achat peut alimenter le stock, ou être imputée directement à un chantier quand le matériel part du dépôt du grossiste au chantier sans passer par la camionnette.
Les deux ne se cumulent jamais dans le calcul de rentabilité : une pièce entrée en stock puis sortie vers un chantier pèse une fois, pas deux.
Franchise
Ce que nous faisons, et ce que fait quelqu'un d'autre
Le réseau Peppol ne se rejoint pas tout seul : il y faut un point d'accès agréé. Autant dire tout de suite qui fait quoi.
- Bipstock produit le fichier UBL au profil attendu par le réseau, l'archive, et suit son statut jusqu'à l'accusé de réception.
- Le transport passe par un point d'accès tiers, agréé pour le réseau. L'application s'y interface ; elle n'est pas elle-même un opérateur du réseau et ne se présente pas comme tel.
- L'enrôlement de votre entreprise fait partie des réglages à faire une fois, au démarrage.
Ce que nous ne revendiquons pas
Nous n'écrivons pas « certifié Peppol » : la certification est celle du point d'accès, pas la nôtre. Nous n'annonçons aucun volume de factures déjà échangées, et aucun taux d'acceptation.
Le code est écrit et testé, y compris la traversée complète d'un accusé de réception signé. Ce qui lui manque, ce sont les mois d'usage réel : les premiers artisans le mettent à l'épreuve en ce moment. Vous le saurez avant de commencer, pas après.
Et la comptabilité ?
Elle reste chez votre comptable. Bipstock ne tient pas de journal, ne produit pas de déclaration TVA et ne fait pas de rapprochement bancaire. Il fabrique et reçoit des documents, et vous laisse les exporter quand vous voulez.