Devis
Ce que vous proposez, tant que ce n'est pas encore vendu. Le client peut l'accepter en ligne, ou vous notez sa réponse vous-même. Une fois accepté, il se convertit en facture sans ressaisie.
Devis, acomptes, factures, notes de crédit
Le devis est déjà écrit
quand vous rentrez.
Le matériel scanné sur le chantier est déjà là, ligne par ligne, avec sa désignation, sa quantité et son prix. Vous relisez, vous ajoutez la main-d'œuvre, vous émettez. Le document part avec le bon taux de TVA et les mentions que la loi belge exige, ou il ne part pas.
- Numérotation sans trou
- Document verrouillé dès l'émission
- Archivage 10 ans
- Acceptation du devis en ligne
Ce que l'écran dit vraiment
« Marge de ce devis : au plus 34 %. Trois lignes sur onze n'ont pas de prix d'achat connu. »
Écran de devis, BipstockUn logiciel qui affiche « 100 % » sur une ligne sans prix d'achat vous fera mal chiffrer le chantier suivant.
Le préremplissage
Vous ne retapez pas ce que vous avez déjà scanné
La fiche chantier est l'écran pivot : le matériel qui en est sorti y est listé, avec ce qui reste à facturer. Un bouton transforme cette liste en devis ou en facture. C'est toute la raison d'être du scan.
-
Le matériel arrive tout seul
Chaque sortie de stock imputée au chantier devient une ligne : désignation, quantité, prix de vente. Rien à recopier depuis un bon de livraison froissé au fond de la camionnette.
-
Vous ajoutez ce que le scan ne sait pas
Les heures, le déplacement, un forfait, une remise. Le matériel se compte tout seul ; le temps passé, non.
-
Le taux vient du chantier
Le régime de TVA est porté par le chantier, pas par le client : un même client peut avoir une maison de 1970 à 6 % et un commerce à 21 %. Le document hérite du bon, sans que vous ayez à y penser.
-
Vous relisez, puis vous émettez
Tant que le document est en brouillon, tout se corrige et il n'a pas de numéro. À l'émission, il en reçoit un, et il se fige.
Les lignes recopient, elles ne pointent pas
Une ligne de facture garde sa propre désignation, son propre prix et son propre taux. Changer le prix d'un article dans le catalogue ne touche donc aucun document déjà émis.
Les coordonnées du client sont figées de la même façon : si le client déménage l'an prochain, la facture de cette année ne doit pas changer d'adresse.
Ce que le PDF porte
Les deux parties et leurs numéros de TVA, le numéro et la date, la date de prestation, la désignation et la quantité de chaque ligne, la base et la TVA par taux, le total, l'échéance, l'IBAN, et une communication structurée générée puis validée.
Quatre documents
Ce dont un artisan a besoin, et rien de plus
Quatre types, la même mécanique : les mêmes lignes, la même TVA, le même verrou à l'émission. Ce qui change, c'est ce qu'ils engagent.
Acompte
Le gros matériel se commande avant d'être posé, et se paie souvent avant d'être livré. L'acompte est un document à part entière, numéroté et archivé comme les autres, et il se déduit de la facture finale.
Facture
Émise, elle ne bouge plus. C'est elle qui part sur le réseau ou par email, c'est elle qui déclenche l'échéance, et c'est d'elle que naît un dossier d'impayé si elle n'est pas payée.
Note de crédit
La seule façon de corriger une facture. Une erreur de taux, une ligne en trop, un geste commercial : on n'efface pas, on rectifie par un document qui porte sa propre trace.
Les documents qui partent chez votre client existent en français et en néerlandais. L'interface, elle, est en français : c'est vous qui l'utilisez, pas votre client.
La TVA belge
Le 6 % détermine combien, le cocontractant détermine qui paie
Ce sont deux questions différentes, et les confondre coûte cher. Bipstock les traite séparément, résout le taux à la date de prestation, et ne devine jamais un 6 %.
6 % rénovation
Quatre conditions, toutes ensemble : un logement occupé pour la première fois depuis au moins 10 ans (le seuil est passé de 5 à 10 ans le 01/01/2016), affecté principalement à l'habitation privée, des travaux fournis et facturés à un consommateur final, par l'entrepreneur qui les pose.
Cocontractant
Pour un travail immobilier réalisé pour un assujetti qui dépose des déclarations périodiques, l'autoliquidation s'applique de plein droit. Ce n'est pas une option qu'on coche quand ça arrange : c'est le régime, ou ce n'est pas lui.
21 %, et les dates
Le taux est résolu à la date de prestation, jamais « aujourd'hui ». Une facture établie en janvier pour un chantier de décembre porte le taux de décembre.
Deux dates qui changent vos devis
Le taux réduit de rénovation vaut pour tous les travaux immobiliers sur un logement de plus de dix ans, le métier n'y change rien. Ce qui bouge, ce sont les exceptions, et les deux dernières en date concernent le chauffage :
Chaudières au gaz et au mazout : 21 % depuis le 01/07/2025. Elles ne bénéficient plus du taux réduit, même dans une maison de trente ans.
Pompes à chaleur : 6 %, y compris dans un logement de moins de 10 ans, mesure temporaire qui court jusqu'au 31/12/2030.
Ces règles vivent dans un référentiel daté, en lecture seule pour l'application. Un taux ne change pas parce qu'on l'a modifié à l'écran ; il change parce que la loi a changé.
Aucun 6 % deviné
Sans année de première occupation renseignée, le moteur retient 21 % et pose un drapeau « à vérifier ». Il ne suppose pas, il ne déduit pas l'âge d'un logement de l'allure de sa façade.
Vous pouvez corriger le taux à la main : c'est votre responsabilité, pas celle du logiciel. Chaque écart entre le taux calculé et le taux retenu est journalisé, avec sa date et son auteur.
Les mentions se saisissent une fois, et rien ne part sans elles
Depuis le 01/07/2022 pour le 6 % rénovation, depuis le 01/01/2023 pour l'autoliquidation, une mention précise doit figurer sur la facture. Le mot « autoliquidation » seul ne suffit plus : la facture est irrégulière et la TVA n'est pas déductible chez votre client. Sur un 6 % non justifié, le redressement frappe l'entrepreneur, qui reverse les 15 points d'écart.
Ce texte officiel, vous le copiez une fois depuis le site du SPF Finances, en français et en néerlandais. L'application ne l'invente pas et ne le traduit pas, une mention légale traduite par un logiciel n'est plus une mention légale. Tant qu'elle manque, l'émission est bloquée : un blocage à l'écran coûte moins cher qu'un redressement deux ans plus tard.
Émettre
Un document émis ne se modifie plus, et ne se supprime pas
C'est une contrainte, et c'est voulu. Une facture qu'on peut retoucher après coup ne prouve rien, ni devant l'administration, ni devant un client qui a gardé son exemplaire.
- Numérotation sans trou. Séquentielle et continue, par type et par année, attribuée à l'émission seulement, un brouillon n'a pas de numéro. Un verrou en base empêche deux documents de recevoir le même, même émis dans la même seconde.
- Plus aucune modification. Ni les lignes, ni les montants, ni les dates. L'écran ne propose pas le bouton : il n'existe pas.
- Aucune suppression. Il n'y a pas de route de suppression d'une facture dans le code. Ce n'est pas un réglage qu'un administrateur pourrait desserrer.
- La correction passe par une note de crédit. Elle laisse les deux documents lisibles : l'erreur et sa rectification.
Archivé dix ans, et vérifiable
À l'émission, le PDF et le fichier UBL sont écrits sur disque et leur empreinte SHA-256 est enregistrée. Ils ne sont jamais régénérés : un document régénéré trois ans plus tard n'est plus le document que le client a reçu.
Le PDF envoyé par email est le fichier archivé, relu depuis le disque et vérifié par son empreinte avant de partir. La durée de conservation est celle qu'impose le fisc belge : dix ans. Ces fichiers entrent dans les sauvegardes chiffrées au même titre que la base.
Faire accepter
Le devis se signe depuis un téléphone, dans la cuisine
Vous envoyez un lien. Le client ouvre le devis, lit, et répond. Pas de compte à créer, pas d'application à installer chez lui.
- Un lien public à jeton. Il ne donne accès qu'à ce devis-là, et à rien d'autre de votre entreprise.
- Une décision datée et horodatée, signée d'un nom et de l'adresse IP depuis laquelle elle a été prise.
- Non réversible. Un accord ne se retire pas d'un clic le lendemain. Si la situation change, on en refait un.
- Accepté, il devient facture sans que vous retapiez une ligne.
Sur la fiche du devis
« Devis accepté en ligne le 14/03 à 20 h 47, depuis 81.240.xxx.xxx. Décision non réversible. »
Acceptation en ligne, BipstockTrois canaux, un par client
Réseau Peppol, email ou papier : c'est réglé sur la fiche du client, et le document part par le bon chemin. L'email est asynchrone, vous n'attendez jamais qu'il soit parti.
La marge
« Inconnu » vaut mieux que « 100 % »
Sur un devis, la marge est le chiffre qui décide d'une remise. C'est exactement pour ça qu'il ne doit jamais être inventé.
Ligne par ligne
Chaque ligne affiche son prix d'achat, son prix de vente et sa marge pendant que vous composez le devis. Vous voyez tout de suite laquelle ne rapporte rien.
Sans prix d'achat, « inconnu »
Un article dont le prix d'achat n'est pas renseigné aurait mécaniquement 100 % de marge. Ce n'est pas une bonne nouvelle, c'est une donnée manquante, et l'écran le dit avec ce mot-là.
Une marge plafond
Si une partie seulement des lignes est chiffrée, le document annonce une marge au plus égale à tel pourcentage. C'est une borne, pas un résultat, et le mot le dit.